Flowchart ทำหน้าที่อะไร
Flowchart คือแผนผังที่เรียงกิจกรรมและการตัดสินใจด้วย Node ซึ่งเชื่อมกันด้วยลูกศร จุดสำคัญไม่ใช่รูปทรงสวย แต่คือการทำให้คนอ่านตอบได้ว่าเริ่มตรงไหน ต้องทำอะไรต่อ และแต่ละเงื่อนไขจบอย่างไร
แผนผังที่ดีช่วยให้ทีมเห็นความเข้าใจไม่ตรงกันก่อนลงมือทำ เช่น ฝ่ายหนึ่งคิดว่าคำขอที่เอกสารไม่ครบถูกปฏิเสธ แต่อีกฝ่ายคาดว่าจะส่งกลับให้แก้ ความต่างนี้ควรปรากฏเป็นคนละเส้นทาง
- ใช้คำกริยาใน Process เช่น ตรวจเอกสาร หรือส่งผลอนุมัติ
- เขียนคำถามใน Decision ให้แต่ละทางตอบได้ชัด
- ให้ทุกเส้นทางไปถึงผลลัพธ์หรือจุดส่งต่อที่ระบุเจ้าของ
สัญลักษณ์หลักที่ควรรู้ก่อน
งานส่วนใหญ่เริ่มได้ด้วยสี่บทบาทของ Node: Start บอก Trigger, Process บอกกิจกรรม, Decision บอกคำถาม และ End บอกผลลัพธ์ การใช้ชุดเล็กอย่างสม่ำเสมอมักอ่านง่ายกว่าการใส่สัญลักษณ์พิเศษโดยไม่มีคำอธิบาย
| สัญลักษณ์ | ใช้เมื่อ | ตัวอย่างข้อความ |
|---|---|---|
| Start / End | กำหนดขอบเขต | รับคำขอ / แจ้งผลแล้ว |
| Process | มีการกระทำ | ตรวจวงเงิน |
| Decision | ผลตรวจเปลี่ยนเส้นทาง | เอกสารครบหรือไม่ |
| Arrow | บอกลำดับหรือผลของคำตอบ | ครบ / ต้องแก้ |
ตัวอย่าง Flowchart คำขอเข้าถึงระบบ
เริ่มเมื่อพนักงานส่งคำขอ จากนั้นผู้จัดการตรวจความจำเป็น ถ้าไม่อนุมัติให้จบพร้อมเหตุผล ถ้าอนุมัติให้เจ้าของระบบตรวจบทบาทและมอบสิทธิ์ขั้นต่ำ แล้วจบเมื่อผู้ใช้ยืนยันว่าเข้าใช้งานได้
ตัวอย่างนี้แสดงว่าจุดจบไม่จำเป็นต้องมีแบบเดียว เส้นทางปฏิเสธและเส้นทางสำเร็จเป็นผลลัพธ์ที่สมบูรณ์ต่างกัน แต่ทั้งคู่ต้องมีข้อความที่คนทำงานต่อได้
- รับคำขอพร้อมระบบและเหตุผล
- ผู้จัดการอนุมัติความจำเป็น
- เจ้าของระบบกำหนดสิทธิ์ขั้นต่ำ
- ผู้ใช้ทดสอบและยืนยันผล
ตรวจ Flowchart ก่อนนำไปใช้
ลองอ่านทุกเส้นทางจาก Start โดยไม่อาศัยความรู้ในหัวของผู้เขียน ถ้าต้องเดาว่าลูกศรหมายถึงอะไร ให้เพิ่ม Label ถ้า Node ไม่มีใครรับผิดชอบ ให้ระบุบทบาทในชื่อหรือคำอธิบาย
ตรวจ Node ที่ไม่เชื่อม เส้นทางที่ไปไม่ถึง End ตัวเลือกที่ไม่มีลูกศร และวงจรที่อาจทำให้ผู้อ่านกลับมาจุดเดิมโดยไม่มีเกณฑ์หยุด การตรวจเหล่านี้ช่วยเรื่องความครบถ้วน แต่ยังต้องให้ผู้ปฏิบัติงานยืนยันว่า Process ตรงงานจริง