สร้าง Workflow Diagram ที่บอกว่าใครทำอะไรต่อ
Workflow ที่ใช้งานได้ต้องเห็นมากกว่าลำดับกล่อง หน้านี้ช่วยแยกผู้เริ่มงาน ผู้ตรวจ ผู้อนุมัติ และผลลัพธ์ของแต่ละเงื่อนไข เพื่อค้นหาคอขวดและความรับผิดชอบที่ตกหล่น
- เริ่มต้น
ส่งคำขอซื้อ
ระบุรายการ เหตุผล ศูนย์ต้นทุน และเอกสาร
- ตัดสินใจ
ข้อมูลครบหรือไม่
ตรวจรายการ ราคา และเอกสารประกอบ
- ขั้นตอน
ผู้จัดการรับรองความจำเป็น
ยืนยันเหตุผลและลำดับความสำคัญ
- คำเตือน
ส่งกลับผู้ขอ
ระบุรายการที่ขาดให้แก้ไขได้ตรงจุด
- ตัดสินใจ
มีงบประมาณหรือไม่
ฝ่ายการเงินตรวจงบคงเหลือและนโยบาย
- สิ้นสุด
รอคำขอฉบับแก้ไข
รอบปัจจุบันจบโดยยังไม่อนุมัติ
- ขั้นตอน
ผู้มีอำนาจอนุมัติ
บันทึกผลอนุมัติและขอบเขตวงเงิน
และอีก 3 Node ในเทมเพลต
สิ่งที่ Flow นี้ช่วยให้เห็น
ออกแบบโครงสร้างก่อนส่งต่อรายละเอียด
ตัวอย่างคำขอซื้อที่ผ่านการตรวจเอกสาร งบประมาณ และผู้อนุมัติก่อนออกใบสั่งซื้อ
เห็น Handoff ระหว่างบทบาท
ตั้งชื่อขั้นตอนด้วยบทบาทและผลลัพธ์ ทำให้รู้ว่าใครรับไม้ต่อโดยไม่ต้องเดาจากตำแหน่งกล่อง
แยกกติกาจากกิจกรรม
Decision Node แสดงเกณฑ์อนุมัติ ส่วน Step Node แสดงงานที่ต้องทำ จึงทบทวน Process ได้ง่าย
ใช้เป็นคู่มือได้หลังออกแบบ
รายละเอียดและ Checklist ใน Node เดียวกันเปลี่ยน Diagram ให้เป็นเอกสารปฏิบัติงานได้
วิธีเริ่มต้น
สร้าง Flow ที่ตรวจทานได้ใน 4 ขั้น
- 1
กำหนดเหตุการณ์เริ่มและผลลัพธ์ปลายทาง
- 2
ลิสต์บทบาทที่รับผิดชอบแต่ละกิจกรรม
- 3
เพิ่ม Decision เฉพาะจุดที่ผลลัพธ์เปลี่ยนเส้นทาง
- 4
ทดลองเดินกรณีปกติและกรณีส่งกลับเพื่อหางานที่ไม่มีเจ้าของ
ตัวอย่างเฉพาะหน้า
ตัวอย่าง: Workflow ขออนุมัติค่าใช้จ่าย
แยกการตรวจใบเสร็จออกจากการอนุมัติวงเงินเพื่อไม่ให้ความรับผิดชอบซ้อนกัน
- 1.ผู้ขอแนบหลักฐาน
- 2.การเงินตรวจรูปแบบเอกสาร
- 3.ผู้มีอำนาจพิจารณาวงเงิน
- 4.การเงินจ่ายหรือส่งคืนพร้อมเหตุผล
เหมาะกับ
Use case ที่ได้ประโยชน์
- Approval Workflow ของฝ่ายการเงินและ HR
- Process Mapping ก่อนทำระบบอัตโนมัติ
- วิเคราะห์ Handoff ที่ทำให้งานรอ
ขอบเขตที่ควรรู้
ข้อจำกัดก่อนนำไปใช้
- BranchGuide ไม่ได้รันงานหรืออนุมัติแทนระบบ Workflow Automation
- ก่อนใช้จริงควรให้เจ้าของ Process และผู้ปฏิบัติงานทบทวนกติกา
เทมเพลตที่เกี่ยวข้อง
ไม่ต้องเริ่มจากหน้าว่าง
Workflow อนุมัติการจัดซื้อ
เทมเพลตเส้นทางคำขอซื้อจากผู้ขอ ผู้จัดการ ฝ่ายการเงิน และผู้มีอำนาจอนุมัติ พร้อมแยกกรณีงบประมาณไม่พอหรือเอกสารไม่ครบ
ดูเทมเพลตWorkflow อนุมัติการลา
ลำดับการขอลาที่ตรวจสิทธิ์ วันลาคงเหลือ ผลกระทบต่องาน การอนุมัติของผู้จัดการ และการบันทึกของ HR โดยมีผลลัพธ์ชัดเจนทุกสาขา
ดูเทมเพลตSOP การอนุมัติเอกสาร
ขั้นตอนควบคุมเอกสารจากผู้จัดทำ ตรวจความครบถ้วน ทบทวนเนื้อหา อนุมัติ ออกรหัสเวอร์ชัน และเผยแพร่ พร้อมปลายทางสำหรับคำขอแก้ไขหรือปฏิเสธ
ดูเทมเพลตคู่มือที่เกี่ยวข้อง
อ่านหลักคิดก่อนนำ Flow ไปใช้จริง
Workflow และ Process
Workflow กับ Flowchart ต่างกันอย่างไร และควรใช้แบบไหน
เปรียบเทียบ Workflow ที่เน้นงาน ผู้รับผิดชอบ และสถานะ กับ Flowchart ที่เน้นลำดับตรรกะ พร้อมเกณฑ์เลือกสำหรับงานจริง
อ่านคู่มือSOP และ Process
วิธีทำ SOP ด้วย Flowchart ให้เห็นเจ้าของ จุดควบคุม และหลักฐาน
เปลี่ยนขั้นตอนปฏิบัติงานเป็น SOP Flowchart ที่ระบุ Trigger บทบาท Input เกณฑ์ผ่าน หลักฐาน และการจัดการข้อยกเว้น
อ่านคู่มือพื้นฐาน Flowchart
Flowchart คืออะไร พร้อมตัวอย่างและสัญลักษณ์พื้นฐาน
ทำความเข้าใจ Flowchart จากหน้าที่ของกล่อง ลูกศร และจุดตัดสินใจ พร้อมตัวอย่างที่แยกเส้นทางปกติออกจากกรณีผิดพลาด
อ่านคู่มือคำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับ Workflow และ Process Mapping
Workflow Diagram ต่างจาก Checklist อย่างไร
Checklist เหมาะกับลำดับเดียว ส่วน Workflow แสดงผู้รับผิดชอบ เงื่อนไข และเส้นทางอื่นเมื่อผลตรวจต่างกัน
ใช้ Workflow นี้เป็นระบบอนุมัติจริงได้หรือไม่
BranchGuide ใช้ออกแบบและสื่อสารกระบวนการ ไม่ได้ส่งคำขอหรือบันทึกอนุมัติแทนระบบธุรกรรม
Purchase Approval Workflow
ตัวอย่างคำขอซื้อที่ผ่านการตรวจเอกสาร งบประมาณ และผู้อนุมัติก่อนออกใบสั่งซื้อ