สร้างคู่มือการใช้งานระบบจากงานที่ผู้ใช้ต้องทำจริง
จัดคู่มือตามเป้าหมายของผู้ใช้ เช่น เข้าสู่ระบบ ขออนุมัติ หรือแก้ปัญหา แทนการไล่เมนูทุกหน้าจอ ผู้อ่านเห็นเงื่อนไข สิ่งที่ต้องเตรียม ผลที่ควรได้ และทางแก้เมื่อหน้าจอไม่ตรงกับคำอธิบาย
- เริ่มต้น
เปิดหน้าเข้าสู่ระบบ
ผู้ใช้ต้องการเข้าถึงบัญชี
- ขั้นตอน
กรอกอีเมลและรหัสผ่าน
รับข้อมูลผ่านฟอร์มที่เชื่อมต่อแบบเข้ารหัส
- ตัดสินใจ
บัญชีพร้อมใช้งานหรือไม่
ตรวจสถานะบัญชีก่อนตรวจรหัสผ่าน
- ตัดสินใจ
รหัสผ่านถูกต้องหรือไม่
เปรียบเทียบข้อมูลยืนยันตัวตนโดยไม่เปิดเผยรหัสผ่าน
- คำเตือน
แจ้งว่าบัญชีถูกล็อก
แนะนำช่องทางกู้คืนโดยไม่บอกข้อมูลภายในบัญชี
- สิ้นสุด
เข้าสู่ระบบสำเร็จ
สร้างเซสชันและไปยังหน้าที่ผู้ใช้มีสิทธิ์
- คำเตือน
แจ้งข้อมูลไม่ถูกต้อง
ใช้ข้อความกลางเพื่อลดการเดาบัญชี
และอีก 1 Node ในเทมเพลต
สิ่งที่ Flow นี้ช่วยให้เห็น
ออกแบบโครงสร้างก่อนส่งต่อรายละเอียด
ตัวอย่างการเขียนขั้นตอนเข้าสู่ระบบโดยไม่ละเลยบัญชีถูกล็อกหรือข้อมูลไม่ถูกต้อง
เขียนตาม Task ไม่ใช่ตามเมนู
แต่ละ Flow เริ่มจากสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการทำและจบด้วยผลลัพธ์ที่ตรวจได้
วางภาพในบริบทของขั้นตอน
Screenshot Node มี Alt Text และ Caption แทนการรวมภาพจำนวนมากไว้ท้ายเอกสาร
จัดการข้อยกเว้นเป็นเส้นทาง
Warning และ Decision แยกกรณีข้อมูลไม่ครบ สิทธิ์ไม่พอ หรือหน้าจอผิดปกติ
วิธีเริ่มต้น
สร้าง Flow ที่ตรวจทานได้ใน 4 ขั้น
- 1
เลือกหนึ่งงานหลักและระบุผู้อ่าน
- 2
เขียนสิ่งที่ต้องเตรียมกับผลสำเร็จ
- 3
แบ่งขั้นตอนตามจุดที่ผู้ใช้ต้องตัดสินใจหรือรอระบบ
- 4
ทดสอบกับบัญชีสิทธิ์จริงและปรับคำศัพท์ให้ตรงหน้าจอ
ตัวอย่างเฉพาะหน้า
ตัวอย่าง: คู่มือส่งคำขอลา
คู่มือจบเมื่อผู้ใช้เห็นเลขคำขอ ไม่ใช่เพียงเมื่อกดปุ่มส่ง
- 1.ตรวจวันลาคงเหลือ
- 2.เลือกประเภทและวันที่
- 3.ระบุผู้รับช่วงงาน
- 4.ส่งและบันทึกเลขคำขอเพื่อติดตาม
เหมาะกับ
Use case ที่ได้ประโยชน์
- คู่มือระบบภายในองค์กร
- คู่มือ SaaS สำหรับลูกค้า
- เอกสารอบรมตามบทบาท
ขอบเขตที่ควรรู้
ข้อจำกัดก่อนนำไปใช้
- ภาพหน้าจอหมดอายุเร็ว ควรใช้เฉพาะจุดที่ข้อความอธิบายไม่พอ
- ข้อมูลสิทธิ์และนโยบายต้องอ้างอิงระบบจริง ไม่ควรคาดเดาในคู่มือ
เทมเพลตที่เกี่ยวข้อง
ไม่ต้องเริ่มจากหน้าว่าง
Flow การ Login และยืนยันตัวตน
แผนผังตรวจข้อมูลเข้าสู่ระบบ แยกผลลัพธ์สำเร็จ บัญชีถูกล็อก และข้อมูลไม่ถูกต้อง เพื่อให้ทีมพัฒนากับทีม Support เห็นเงื่อนไขเดียวกัน
ดูเทมเพลตFlow การลืมรหัสผ่าน
เทมเพลตกู้คืนรหัสผ่านตั้งแต่รับคำขอ ส่งลิงก์แบบใช้ครั้งเดียว ตรวจอายุลิงก์ จนถึงตั้งรหัสผ่านใหม่ โดยไม่เปิดเผยว่าอีเมลใดมีบัญชี
ดูเทมเพลตFlow Onboarding พนักงานใหม่
แผนผังเตรียมบัญชี อุปกรณ์ การปฐมนิเทศ การอบรมเฉพาะบทบาท และการตรวจความพร้อม โดยแยกงานก่อนเริ่มงานกับช่วงทดลองงาน
ดูเทมเพลตคู่มือที่เกี่ยวข้อง
อ่านหลักคิดก่อนนำ Flow ไปใช้จริง
คู่มือระบบ
วิธีเขียนคู่มือการใช้งานระบบให้คนอ่านเข้าใจและทำตามได้
จัด User Manual ตามงานของผู้ใช้ ระบุสิ่งที่ต้องเตรียม ผลลัพธ์ จุดตัดสินใจ ภาพที่จำเป็น และทางช่วยเหลือเมื่อทำไม่สำเร็จ
อ่านคู่มือตัวอย่าง Flow ระบบ
ตัวอย่าง Flow การ Login และ Reset Password พร้อมกรณีผิดพลาด
แยก Authentication Flow ออกจาก Password Recovery และอธิบายจุดตรวจบัญชี รหัสผ่าน Token เซสชัน และข้อความผิดพลาดที่ปลอดภัย
อ่านคู่มือวิธีใช้งาน
วิธีสร้าง Flowchart ออนไลน์แบบลากวาง ตั้งแต่โจทย์ถึงการทดสอบ
ขั้นตอนสร้าง Flowchart ออนไลน์อย่างมีโครงสร้าง ตั้งขอบเขต วางเส้นทางหลัก เพิ่มเงื่อนไข เขียนรายละเอียด และลองเดินก่อนแชร์
อ่านคู่มือคำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับ System User Manual
คู่มือหนึ่งหน้าควรครอบคลุมกี่งาน
ควรมีเป้าหมายหลักเดียว ถ้ามีหลายผลลัพธ์ที่ไม่เกี่ยวกันให้แยกคู่มือและเชื่อมด้วย Related Content
จำเป็นต้องมีภาพทุกขั้นไหม
ไม่จำเป็น ใช้ภาพเมื่อช่วยระบุตำแหน่งหรือสถานะที่ข้อความสื่อไม่พอ และต้องมี Alt Text ที่อธิบายหน้าที่ของภาพ
คู่มือ Login ที่มีเส้นทางข้อผิดพลาด
ตัวอย่างการเขียนขั้นตอนเข้าสู่ระบบโดยไม่ละเลยบัญชีถูกล็อกหรือข้อมูลไม่ถูกต้อง